CybozuDAYS2022に参加してきました

千葉県にあります幕張メッセで行われた、

CybozuDAYS2022に参加し、

kintoneなどに関わるDX戦略について学んできました。

業務効率化や、

利用者様の満足度向上のために、

デジタル技術が必要となるため参加してきました。

例えば、

いつもルーティンに行っている、

排泄管理などをデジタル技術に置き換えることで、

漏れや無駄をなくしていくことが可能に鳴るかもしれません。

そのため、

最新のDX戦略に関する知見を深めることが必要となります。

そもそもCybozuってなに？

“正式社名「サイボウズ株式会社」。英文社名「Cybozu, Inc.」。情報・通信業。平成9年(1997)設立。本社は東京都文京区後楽。ソフトウェア開発会社。グループウェア「サイボウズOffice」などを販売。子会社で通信事業・ネットワークシステム構築・コンサルティングなどを展開

出展：サイボウズとは – コトバンク (kotobank.jp)“

青野　代表取締役社長からの発言からもありますが、

サイボウズの理念は「チームワークあふれる社会を創る」こと。

その理念にそってチームワークを支えるソフトウェアを開発し続けてきた会社となります。

そして、

いち早くグループウェアサービスの販売を行い、

日本で多くのシェアを獲得している企業です。

他にも、

「kintone」や「メールワイズ」、「Garoon」などの代表的なソフトウェアもあります。

CybozuDAYSとは？

2022年11月10日から11日の2日間、

幕張メッセにて行われました。

様々な企業とのセッションや、

なかやまきんに君や山田邦子さんなのどの様々なゲストトークがありました。

盛りだくさんのイベントもたくさんあり、

代表の青野代表取締役も登壇されていました。

Cybozuの開発しているソフトに関しても当然紹介されていました。

Kintoneってなに？

あなたの「その仕事」にkintone！

というキャッチコピーのそのままですが、

仕事に合わせた業務システムを構築できるものです。

具体的には、

エクセルや紙の書類などのバラバラだった情報を一つにまとめることができます。

他にも、

見える化をはかりチームの意識を一つにしたり、

チームメンバー全員が使いやすい環境を整備したりすることができます。

なにより、

ノーコードと呼ばれたりもしていますが、

プログラミングに詳しくない人でも、

開発やテスト、現場で調整などを行うことができるものです。

Kintoneをどうやって導入していくべきか？

kintoneだけにかぎらず、何かを導入するためには、

1.チームを作る
2.ヒアリング
3.テスト
4.改善
5.導入
6.フィードバック

が必要となります。

チームで取り組むことで、
一緒に考えて使うため愛着が湧き主体的な意識になります。
また、アプリなども、利用者視点となるため現場が使いやすいものができやすくなります。

ヒアリングでは現場メンバーにヒアリングを行い、
仕事の見える化を図っていく必要があります。
見える化を図るときに大切になるのは、
業務の点を見るのでなく、
流れを見ることでどういった場所や人に仕事が集まるのかを評価することができます。
よくある例としては1人に仕事が集まり、
その1人が承認しないと次の人に仕事を受け渡せないことなどが生じます。
まさに駄目な仕組みなので、
kintoneに置き換えることができるかもしれないと考えられます。

置き換える場合はすべてをかえるのでなく、
できるだけ、その形状を残しつつ導入し、
現場で改善できるように、あえて60点で導入することも大切となります。

なぜなら、
人は変化に対してストレスを感じる生き物だからです。
何もかも変わってしまうと、
とんでもないストレスがかかってしまいます。
そうならないためには、

足りない部分があっても、できるだけ形だけでも保つことで、
ストレスを減らすことができます。

説明をする時は、
導入はどういった目的で、
何が良くなるのか？を説明することが大切です。

そして、
できるだけ直接伝え、質問をもらうようにします。
マニュアルに関してはできるだけ、
画面内で分かる仕組みづくりを行い、
マニュアルを作成しないなどと対策をとることできます。
しかし、必ず、相談窓口やQ&Aなどを作成し、サポート体制を作っておくことが大切です。

フィードバックや改修については、
要望箱を作成して、不明点や使いづらい場所などの改善を図っていくことも必要となります。
また、定期的にフィードバックを直接行っていくことで、
アイディアがたまり、
チームを作り一緒に作成していくことが大切となります。

社内説明会のポイントとは？

社内に浸透する上に何が必要なのか？
社内説明会を開催するポイントは「共感」を得てもらうことです。
そのためには、
1.目的
2.メンバーについて深く知る
3.参加者視点にたつ
4.フィードバックを積極的に行うこと
が大切となります。

導入する目的を説明するときは経営視点と現場視点から考えることが必要です。
そのためには、
メンバーについては考え方や考えていることを知ることが大切です。
相手と話し、
何をしているかを知るようにしていく必要があります。

例えば、
報告書について上司は「みんなバラバラだな」とおもっていてその時に部下たちはどのように考えているのか？
「時間がないから作成大変でギリギリになっちゃう」
「フォーマットが統一されていないからどれを使えばいいか分かない」などそれぞれが考えていることを知ることが大切となります。

参加者視点での説明は、
ユーザーに使ってもらうことは大前提ですが、
誰に使ってもらうのか？
使ったあとになんと言ってもらいたいか？
を考えるようにします。
目的作りはあくまで「自分」視点ではなく、
使う「相手」視点で考えるようにすることで、
現場にも納得感を持ってもらうことができます。

フィードバックは自分から取りに行くことが大切です。
すぐに修正できることなどは自分から積極的に取りに行き、
すぐに修正していきます。
そして、要望アプリなどを作成して、
使う人にも「共感」をもってもらうことも大切です。

マニュアル作成のポイントは？

いきなりですが、

マニュアルはみんなしっかり読みません。

どういうこと？って？マークがみなさんの頭に浮かんでいることはわかっています。
これからどうしてみんなが読まないのかを説明していきます。
そして、どうしたらいいのか？も合わせて説明させていただきます。

みなさんはマニュアルを読みますか？
例えば、
新しい家電を買ったとして、
最初から最後までマニュアルを読みますでしょうか？
否！
読まないと思います。（少なくとも、私は読みません）

では、マニュアルは必要ないものなのか？
そんなことはありませんよね？
みなさんもマニュアル使うと思います。
どんなときに使うのかを考えると、
使い方に迷った時や、
困ったことがあったときに使いますよね？

以上の点を踏まえて、
マニュアル作成に関して絶対に抑えるべきポイントは、
1.自分が何をすればいいかだけわかるようにします（読み手に考えさせない）
2.読み手が知りたいことを読み手視点で作ります。
そして、
マニュアルはみんな読まないもの前提で作成していくことが必要となります。

マニュアル作成する理由としては、
1.コストを抑えられる（説明する時間をとられない）
2.自己解決（スムーズな操作を行えるようになり、
浸透しやすくする）
3.属人化を防ぐ（その人がいないとできないとならないようにする）
などの理由が挙げられます。

具体的にどのように作成すればよいか？
それはユーザーストーリー（5W1H）を意識することが大切です。
誰に？
なんのために？
どんなときに？
どんな場所で？
どうやって？
そのために何が必要？

誰が見るかなどターゲットが変わるだけで、
マニュアルは別のものにする必要があり、
その人それぞれに必要なものを考えて用意します。

より具体的な内容については、
1.見出し
2.手順
で良し悪しが決まってきます。

見出しは手段ではなく、
目的を伝えるようにします。
例えば、
プロセス機能について（手段）ではなく、
ワークフロー設定について（目的）と、
見出しで判断がつけられるように具体的な目的にすることが大切となります。

手段を表記する時は
「手段」と
「それ以外」を明確に区別するようにします。
スライドなどで作成する場合は、
複数の手順をまとめずに1スライド1手順となるようにします。

まとめ

最新のDX戦略や、
Kintoneについて知ることができました。

機器の導入などの具体的なロードマップなども知ることができ、
今後、当施設にて導入する上での一助になりえると感じました。

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